Pharmaceutique : La CERP Rhin Rhône Méditerranée se digitalise

«Nous avions besoin de centraliser toute la documentation de clôture et les justifications des comptes en un lieu unique. Nous cherchions dès lors une solution en ligne, qui nous permette d’avoir accès au processus de révision des comptes de chaque collaborateur dans le cloud, et également, de pouvoir pallier les absences, afin de reprendre les missions sans perte d’information», explique Virginie Bastin, Directrice comptable et financière de la CERP Rhin Rhône Méditerranée pour résumer le défi auquel la société de répartition pharmaceutique était confrontée.

Avec vingt-quatre établissements logistiques chargés d’approvisionner deux fois par jour plusieurs milliers d’officines dans l’Est de la France, l’entreprise, qui réalise un chiffre d’affaires de 2 milliards d’euros et compte plus de 1600 collaborateurs, rassemble 24 collaborateurs au sein de sa Direction Comptable et Financière. «À l’époque, tout le monde travaillait dans son coin » explique Virginie Bastin, « Nous avions besoin de centraliser toute la documentation de clôture et les justifications des comptes en un lieu unique. Nous cherchions dès lors une solution en ligne, qui nous permette d’avoir accès au processus de révision des comptes de chaque collaborateur dans le cloud, et également, de pouvoir pallier les absences, afin de reprendre les missions sans perte d’information».

La CERP RRM opte pour Blackline

Après une analyse des différents prestataires du marché, notamment grâce au Magic Quadrant de Gartner pour les solutions cloud de clôture financière, le choix de la CERP RRM s’est opéré rapidement. La mise en place de la plateforme et des modules Account Reconciliations et Task Management de Blackline s’est effectuée entre septembre et novembre 2019, à la suite d’une décision entérinée quelques mois plus tôt. «Nos priorités étaient l’organisation, la centralisation, la disponibilité des documents, avec une première clôture dans l’outil à conduire impérativement avant février 2020 pour l’année 2019. Ce que nous sommes parvenus à faire», rappelle Virginie Grandjean.

Des améliorations perçues par tous et à tous les niveaux

Les équipes financières de la CERP RRM utilisent désormais BlackLine pour réconcilier l’intégralité des comptes de l’organisation. Les résultats n’ont pas tardé à se faire sentir. «BlackLine nous a aidés à optimiser les justifications des comptes effectuées par nos équipes, et d’ajouter aux réconciliations les éléments attendus pour un arrêté complet » décrypte Virginie Bastin. « L’outil permet de piloter la clôture de façon efficace, en indiquant aux collaborateurs concernés de suivre les actions qui restent à accomplir sur les comptes qui leur sont assignés, ou les étapes dont ils sont responsables».  Cette accélération sans précédent a été d’autant plus bénéfique qu’elle a en quelque sorte « préparé » la CERP RRM à une situation délicate telle que la crise sanitaire. «La solution permet à chacun — équipe comptable tout comme commissaires aux comptes — de travailler à distance et se connecter quand il le souhaite, et centralise les travaux grâce à un lieu unique de sauvegarde. Des fonctionnalités non négligeables à l’ère du digital et qui se sont avérées essentielles avec la pandémie» poursuit-elle. Et maintenant ? « Nous sommes dans une démarche d’amélioration continue » affirme Virginie Bastin. L’implémentation du module Compliance a commencé au cours de l’année 2021 chez CERP RRM, tandis que celle d’un nouveau module, Cash Application, doit débuter incessamment pour automatiser les rapprochements des flux manuels.